Records Management - Bedürfnisse und Auflagen

Ich habe letztes Mal von Bedürfnissen im Zusammenhang mit Records Management gesprochen. Ich möchte das anhand eines Beispiels veranschaulichen. Nehmen wir ein Architekturbüro – als Modellfall gewissermassen. Ein solches Büro produziert viel Schriftliches in Form von Korrespondenz und Verträgen, aber auch Pläne und den ganzen Rest an Administrativem, das zur Geschäftsführung gehört. Nun ergibt sich allein durch diese Aufzählung schon eine Typisierung und verschiedene Bedürfnisse werden offensichtlich. Was zum normalen Funktionieren der rein administrativen Arbeiten gehört, also Personalakten, Lohnbuchhaltung etc. wird über die Geschaftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt und muss 10 Jahre aufbewahrt werden. Damit haben die meisten Betriebe kein Problem. In unserem Beispiel unterliegen aber die Verträge und Korrespondenz mit Unternehmen und die Pläne noch ganz anderen Bedürfnissen und Auflagen. Hier geht es noch um Garantieleistungen, um Haftpflichtrecht, um Kundenbedürfnisse, letztlich auch um Gebäudedokumentationen usw. Bedürfnisse, die es nahelegen, diese Dokumente über längere Zeiträume aufzubewahren, eventuell permanent!

Wir schauen uns das nächstes Mal noch genauer an, welche Herausforderungen in unserem Modellfall zu bewältigen sind.