Über Records Management hinaus - Teil 2

Wenn im Rahmen von Records Management von Information die Rede ist, dann will man die Aufmerksamkeit bewusst auf den Wert und den Nutzen von abgelegten Geschäftsakten richten. Denn technisch gesehen, ist ein Record (eine Akte) irgendein Datenträger, elektronisch oder physisch, der im Geschäftsprozess keine Verwendung mehr hat und dann gesetzeskonform abgelegt wird. Aber Akten dokumentieren oft eine Menge wertvolles Wissen; in einzelnen Branchen kann man sogar von einem eigentlichen Wissenskapital sprechen, das auch so behandelt werden sollte.

Es geht also um mehr als eine sauber geregelte Aktenverwaltung; es geht um den ganzen Geschäftsprozess und alle Information, die in die Firma einfliesst oder selber produziert und dann versandt wird. Kurz, um alle dokumentierte, geschäftsrelevante Information. Auf das, was davon abgelegt und archiviert wird, soll auch weiterhin schnell und präzis zugegriffen werden können, um wiederum in den Wertschöpfungsprozess einzufliessen.

Und so kommt die Governance wieder ins Spiel: Die Perspektive umfasst den ganzen Geschäftsprozess und regelt nicht nur den letzten Teil davon.