Über Records Management hinaus - Teil 3

Unter dem Radar durch

Unter dem Radar durch, wie ein Berufskollege schreibt, wurde die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV1) vom Bundesrat mit Wirkung ab 1. Januar 2013 geändert. Und zwar nicht unwesentlich: Der Begriff der Geschäftskorrespondenz ist aus der Verordnung gestrichen worden. Und zwar mit dem Hinweis, dass in vielen Fällen die Geschäftskorrespondenz für die Buchführung und Rechnungslegung ohne Erkenntniswert sei. Der gleiche, eingangs erwähnte Kollege fragt sich denn auch, wie eine solche Aufbewahrungspflicht mit dem Kriterium der Evidenz, also der Nachvollziehbarkeit der Geschäftsführung einhergehen kann? Es ist nicht in jedem Fall ratsam, sich hier allein auf Schweizer Recht zu beziehen und fortan die Archivierung der Geschäftskorrespondenz (Emails!) zu vernachlässigen, denn vor Gericht gilt die Beweispflicht nach wie vor. Und wichtige Hinweise für den einen oder anderen Geschäftsentscheid lässt sich wahrscheinlich einfacher aus der Korrespondenz rekonstruieren als aus den simplen Buchungsbelegen.

Nicht gerade best practice records management, was uns hier von Behördenseite eingebrockt wurde. Und jetzt, was muss man, was soll man aufbewahren? Was darf und soll man vernichten? Ein paar Antworten im nächsten  Blog!

1 Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung, GeBüV, SR 221.431).