Dokumentenmanagement - die Vorteile

Sahil Sharma

In der heutigen Zeit ist das Problem nicht der Mangel an Informationen, sondern der Überfluss an Informationen. Früher gab es die Möglichkeiten via Post, per Fax und noch ein oder zwei andere Wege, um Dokumente zu erhalten oder zu verbreiten, sowohl für geschäftliche wie auch private Zwecke. Heute mit dem Internet und vielen weiteren Formen der Kommunikation die zunehmend boomen, ist es viel schwieriger geworden, den Fluss von Informationen zu verwalten.

Das bringt uns zum Punkt, was ist Dokumentenmanagement und warum brauche ich es? Alle Dokumente, die für Ihr Geschäft entweder in Papierform oder elektronisch benötigt werden, enthalten geschäftsrelevante Informationen. Wie schnell diese Informationen abrufbar sind, entscheidet wie effizient Sie arbeiten können.

Das Hauptziele eines Dokumenten-Management-System sind:
•    Reduktion der Betriebskosten
•    Reduzierung der Gemeinkosten
•    Vermeiden von Überflüssigem

Lassen sie uns anhand vom einem Beispiel sehen, wie unterschiedlich Informationen abgelegt oder gesucht werden können. Meine Name ist Sahil Sharma. Wenn sie nun nach Informationen zu meinem Namen suchen gibt es unterschiedlichste Wege wie sie dies tun können.
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•    Sharma sahil
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Ich bin sicher, es gibt noch zahlreiche weitere Möglichkeiten. Der Punkt ist, dass jeder Mitarbeiter dies auf eine andere Weise tut. Grundsätzlich sind ja alle oben genannten Möglichkeiten richtig. Solange nur eine Person in der Ablage sucht und Informationen abspeichert funktioniert das auch. Doch wir alles wissen, dass dies nie der Fall ist.

Das eigentliche Problem beginnt im Alltag. Der Vorgesetzte braucht dringend Unterlagen und unter Zeitdruck müssen wir nun die Informationen finden. Wie oft haben wir gedacht, wenn ich nur die Informationen schneller finden könnte. Wir alle versprechen uns in diesen Augenblicken, das nächste Mal werde ich die Dokumente konsequent ablegen und benennen. Weitere Frustrationen entstehen, wenn man nicht einmal selbst das Dokument falsch abgelegt hat, sondern dies noch ein Kollege getan hat.

Nach all den vorgefallenen Ereignissen und nicht gefundenen Dokumenten entscheiden wir dann ein Team Meeting zu organisieren. Anhand von ein paar PowerPoint-Folien zeigen wir auf wie sämtliche Dokumente in Zukunft abzulegen sind und die Namenskonvention konsequent zu befolgen ist.

Ausgezeichnet.
Glauben Sie mir, dies alles wird nie funktionieren und Sie werden wieder nutzvolle Stunden verschwenden, sich über Ihre Kollegen ärgern und Ihre Daten nicht finden.

Warum sage ich es wird nicht funktionieren? Das Problem liegt nicht darin, dass man nicht wüsste wie die Daten richtig abzulegen sind. Wir können es einfach nicht kontrollieren. Man kann nicht hinter jedem Schreibtisch stehen und schauen, dass jeder Mitarbeiter seine Dokumente richtig benennt und ablegt. Also das bringt uns zu dem Punkt, dass wir eine Dokumentenmanagement-Strategie haben, diese einen Nutzen darstellt und kritisch für unser Business ist.

Und um die genannten Punkte zu erreichen, benötigen Sie ein Dokumenten-Management-System.