Wieviel Records Management darf es sein?

Der gleiche Kollege, den ich schon im letzten Blog zitiert habe, hat in seinem Blog kurz vor Weihnachten die nicht unwesentliche Frage aufgeworfen, ob es traditionelles Records Management denn überhaupt noch brauche. Er postuliert, bewusst provozierend, dass es ja eigentlich genügt, wenn wir uns einfach fragen, was und wieviel wollen wir aufbewahren, warum wollen wir etwas aufbewahren, wie lange wollen wir es aufbewahren und was dürfen resp. müssen wir tun, solange wir es aufbewahren. Was mir daran gefällt, ist die Tatsache, dass hier bewusst der Prozess des Ablegens, Archivierens etc. angesprochen wird. Also das pragmatischen Ausüben solcher Tätigkeiten, die wir eben mit dem Begriff Records Management umschreiben. Ich bin auch überzeugt, dass eine solche mentale Übung mehr Klarheit und Verständnis für die eigenen Bedürfnisse schafft, als das blosse Erfüllen von Compliance Vorgaben, die aber selbstverständlich auch ihre Berechtigung haben.

Die Geschichte hat nur einen Haken: Es geht kaum, dass in einem Business Prozess diese grundsätzlich wichtigen und richtigen Fragen quasi bedarfsabhängig gestellt werden. Es wird nötig sein, die Abläufe zu vereinheitlichen und entsprechende Richtlinien zu erlassen, um auch eine Qualitätssicherung einzubauen. Also doch best practice records management – nur bedürfnisgerechter!