„Das papierlose Büro“ Teil 1: Aufbewahrungspflichten.

Teil 1

Aufbewahrungspflichten

Viele Leute Fragen sich, warum es überhaupt eine Aufbewahrungspflicht diverser Unterlagen gibt, so dass sich Bundesordner an Bundesordner in den Regalen des Büros stapeln.

Gerade Unternehmen sind es, die immer wieder die Vermögenslage und die Geschäftsergebnisse darlegen müssen, ob es bei den diversen Steuerämtern ist oder gegenüber Versicherungen und Banken. Allein durch die Vorlage von Geschäftsbüchern, Buchungsbelegen, Quittungen und Geschäftskorrespondenz ist es möglich die ordentliche Geschäftsführung darzulegen bzw. eine korrekte Versteuerung nachzuweisen.

Die Aufbewahrungspflicht von Unternehmensunterlagen dient somit der Sicherung von Beweismitteln. Durch die Verpflichtung die Geschäftsunterlagen auch nach Jahren noch vorlegen zu können, sichern sich Ämter und Behörden die Möglichkeit, diese bei Zweifeln an der Richtigkeit der Angaben des Unternehmens, auch nächträglich noch prüfen zu können.

Für den Unternehmer selbst sollte es als ein Schutz angesehen werden, um die Richtigkeit seiner Angaben zu belegen und bei Zweifeln mittels der Geschäftsunterlagen seine Angaben zu verifizieren.

Im nächsten Teil beschäftigen wir uns mit den „Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Belegen“.