Dokumenten Management in jeder Hinsicht wirtschaftlich.

Die Umstellung auf ein System für das elektronische Dokumenten-Management ist in jeder Hinsicht wirtschaftlich für den betreffenden Konzern. Studien haben ergeben, dass ein Dokument innerhalb eines Unternehmens im Schnitt 19 Mal den Kopiervorgang durchläuft. Allein 20 Prozent ihrer effektiven Arbeitszeit wenden Angestellte auf, um die Registratur nach Dokumenten mit relevanten Informationen zu durchkämmen. Die Erfolgsquote solcher Suchen fällt denkbar schlecht aus - nur jedes zweite benötigte Dokument wird auch tatsächlich gefunden. Jedes 20. Schriftstück kann dabei gar nicht ausfindig gemacht werden, weil es abhanden gekommen ist.

Elektronisches Dokumenten-Management setzt an eben jenen Punkten an. Wer auf ein solches System setzt, spart Raumressourcen und Büromaterial ein. Das Durchforsten der Archive wird mit dem Dokumenten-Management überflüssig, und dem Verlust einzelner Schriften wird ein Riegel vorgeschoben. Angestellte, die ihren Arbeitsplatz verlassen müssen, um Akten in andere Abteilungen oder Produktionsstätten zu bringen, werden auf den Gängen des Betriebs nicht mehr anzutreffen sein. Ein solches papierloses Büro kann auch für klein- und mittelständische Unternehmen realisiert werden. Die Software für das Dokumenten-Management und die Schulung des Personals sind kostengünstiger geworden. Darüber hinaus führen selbst kleine Betriebe ihre Buchhaltung am Rechner - warum sollte man also kein Dokumenten-Management nutzen, um überflüssiges Ausdrucken, manuelles Abheften und gebührenpflichtiges Versenden von Unterlagen zu umgehen?

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