Laserfiche - DMS Software

Erfassen

Scannen sie sämtliche Dokumente über eine intuitive Benutzeroberfläche direkt in das Laserfiche Ablagesystem.
Erstellen sie archivierungsfähige TIFF-Images von elektronischen Dokumenten, ohne diese immer wieder drucken und scannen zu müssen.

Speicher

Verwalten sie alle ihre Informationstypen, wie digitalisierte Papierdokumente, elektronische Dokumente, E-Mails und digitale Audio- und Video Files zentral. Laserfiche unterstützt die Datenbankplattformen von Microsoft oder Oracle.

Sicherheit

Schützen sie ihre Informationen durch umfangreiche Sicherheitsfunktionen.

Automatisieren

Erhöhen sie konstant ihre Produktivität und steigern sie ihre Effizienz, in dem sie ihre papierbasierten Prozesse mit Laserfiche Workflow digital abbilden und automatisieren.

Suchen & Finden

Finden sie spezifische Informationen über die Quick oder Advanced Suchfunktion innerhalb von wenigen Sekunden.

Laserfiche Plus

Laserfiche Plus ermöglicht ihnen das Archivieren und Speichern von Dokumenten auf CD’s, DVD’s, USB-Speicherkarten und externen Festplatten. Ihre Daten befinden sich in einem abgeschlossen Bereich, welcher die Anzeige- und Suchfunktion von Laserfiche beinhaltet.

Laserfiche RME

Laserfiche Records Managed Edition ist eine DoD 5015.2 zertifizierte Lösung, die nahtlos Records Management in ihr Laserfiche System integriert, womit das papierlose Büro umgesetzt werden kann.

Audit Trail

Laserfiche Audit Trail protokolliert sämtliche Aktionen der Benutzer innerhalb des Laserfiche Systems. Sie gewährleisten so die Informationssicherheit und erfüllen regulatorische Anforderungen.

Agenda Manager

Der Laserfiche Agenda Manager vereinfacht und automatisiert ihre Agenda Prozesse von der Übermittlung von einzelnen Elementen bis hin zur Publikation des finalen Dokuments.

Web Access

Mit Laserfiche Web Access haben sie Zugriff auf ihre Informationen über Web von jedem Browser, Smart Phone, iPhone und iPad.

  • Flexibler Speicher

    Flexibler Speicher

    • Bestehende Ablagesysteme duplizieren, mit einer leicht erlernbaren hierarchischen Ablagestruktur aus verschachtelten Verzeichnissen.
    • Ordner von einem Verzeichnis in ein anderes kopieren und so die Duplizierung von häufig genutzten Ablagestrukturen beschleunigen.
    • Von der Page-on-Demand-Technologie profitieren, die gescannte Bilddateien als Single-Page-TIFF-Dateien speichert – wobei nur die tatsächlich angezeigten Seiten und nicht ganze Dokumente heruntergeladen werden, um Netzwerkressourcen zu schonen.
    • Gezielt die Kontrolle über die Speicherorte von Bildern und anderen grossen Inhaltsdateien behalten.
    • Speicherüberwachung und Archivpflege durch flexible, dynamische Volumes begrenzen, die auf der Grundlage von Grössenbeschränkungen, die sie vorgeben, automatisch erstellt werden.
    • Benutzern die Wiederherstellung eigener versehentlich gelöschter Dokumente oder Ordner aus einem Recycle Bin ermöglichen, bevor diese planmässig permanent aus dem Speicher gelöscht werden.
  • Browser-basierte Lösungen

    Browser-basierte Lösungen

    • Schnell eine browser-basierte Thin-Client-Lösung im gesamten Unternehmen implementieren.
    • Ohne kompliziertes Programmieren den Online-Zugriff auf das Dokumentenarchiv für Mitarbeiter, Kunden oder Auftraggeber aktivieren.
    • Von verbesserten Anzeigefunktionen mit schnellerem Zoomen und verbesserten Schwenkwerkzeugen profitieren.
  • Umfassende Suchfunktion

    Umfassende Suchfunktion

    • Flüssigere und stärker automatisierte Suche durch voll integrierte Textextraktion aus allen Dokumenten in ihrem Archiv – wie zum Beispiel gescannte Dokumente, elektronische Dokumente, wie Adobe PDF- und Microsoft Office-Dokumente, und andere Binärdateien.
    • Von vielfältigen leistungsfähigen Suchmethoden profitieren, wie zum Beispiel Volltext-, Metadaten-, Kommentar- oder Verzeichnis-/Dateibaumsuche.
    • Mittels grober Kontextlinien genau die Information finden, die man sucht, ohne die Seiten eines einzelnen Dokuments durchsuchen oder mehrere Dokumente öffnen zu müssen.
    • Schreibvarianten oder falsch eingelesenen OCR-Text mittels «Fuzzy-Logik»-Werkzeugen durchsuchen.
    • Häufige Suchen speichern und laden.
    • Aus der Suchergebnis-Anzeige Text, Seiten oder sogar ganze Dokumente kopieren.
    • Archivsuchen mit einer Schaltfläche für Schnellsuche in der Symbolleiste beschleunigen.
  • Verbesserte Kommentarfunktionen

    Verbesserte Kommentarfunktionen

    • Mit Freihand-Stift-Kommentarwerkzeugen den Dokumenten Zeichnungen, handschriftliche Notizen oder Unterschriften hinzufügen.
    • Vollfarbbilder zu Dokumenten mit Bildkommentaren hinzufügen.
    • Durch Textfelder und Haftnotizen Text zu gescannten Bildern hinzufügen.
    • Elektronische Dokumente durch Kommentaranhänge mit Informationen auf dem gescannten Bild verknüpfen.
    • Persönliche Kennzeichen auf dem Server speichern, um Benutzern auch dann den Zugriff zu ermöglichen, wenn sie sich von einem anderen Client oder über das Internet anmelden.
    • Mittels einer Haftnotizenübersicht frühere Überarbeitungen anzeigen, Uhrzeit und Datum früherer Änderungen verfolgen und frühere Bearbeiter überprüfen.
    •  Einzelne Kommentare als «geschützt» kennzeichnen und so deren Änderung oder Löschung durch eine andere Person als den Autor verhindern.
    • Informationen durch vertrauliche Kommentare, die nur für Autor sichtbar sind, sichern.
    • Bearbeitung durch Schwärzen und Verbergen, um geschützte Informationen vor unbefugten Betrachtern zu schützen, indem das Bild und der damit verbundene Text verschlüsselt werden.
  • Microsoft Office Integration

    Microsoft Office Integration

    • Elektronische Dokumente direkt aus Microsoft Office-Anwendungen mit einer Option zum Senden an Laserfiche ablegen.
    • Aus Microsoft Office-Anwendungen Dokumente im Laserfiche-Archiv speichern und öffnen.
    • Das Laserfiche-Archiv mit dem Windows Explorer durchsuchen und Dateien genau wie auf dem Desktop speichern oder öffnen.
    • E-Mails aus Microsoft Outlook direkt an das Laserfiche-Archiv senden.
    • Automatisch Metadaten für importierte Microsoft Outlook-E-Mails erfassen.
    • Elektronische Dokumente direkt aus Microsoft- und anderen Drittanbieteranwendungen mit dem Snapshot 8-Plug-in als TIFF-Bilder archivieren.
    • Verknüpfungen zum Starten von Microsoft-Anwendungen direkt aus der Laserfiche Client-Benutzeroberfläche einfügen.
  • Automatisierung mit Quick Fields

    Automatisierung mit Quick Fields

    • Menge und Genauigkeit von formularverarbeitenden Vorgängen steigern.
    • Durch Automatisierung und Zeitplanung sowohl gedruckte als auch digitale Dokumente ausserhalb der Spitzenzeiten scannen und importieren.
    • Mittels optischer Markierungserkennung (OMR) die Signierung von Formularen sofort überprüfen.
    • Integrität neu erfasster Informationen verbessern, indem diese mit Daten aus dem CRM und anderen Software-Anwendungen für augenblickliche Validierung und Datenaustausch abgeglichen werden.
    • Dokumente schnell verarbeiten, indem automatisch Daten aus Strichcodes, Schecks und benutzerspezifischen Bereichen von Formularen und Dokumenten extrahiert werden.
    • Text aus entsprechenden Feldern auf Rechnungen, Steuerformularen und Meldezetteln extrahieren.
    • Mittels Formulardaten Dokumentnamen erstellen, Felder in Vorlagen belegen und bestimmen, wo Dokumente im Archiv abgelegt werden.
  • Leicht zu verwaltende Metadaten

    Leicht zu verwaltende Metadaten

    • Mehreren Vorlagen eine einzige Felddefinition zuweisen.
    • Unabhängig von der Vorlage einem Dokument individuelle Felder speziell zuweisen.
    • Neue Feldtypen verwenden – Binär-, Zeit- und Nummernfelder, die sowohl feste Ganzzahl- als auch Dezimalwerte unterstützen –, um die Informationen präziser zu indexieren.
    • Mehrere Werte in einem einzigen Feld speichern und anhand von mehrwertigen Feldern jeden beliebigen Wert unabhängig suchen.
    • Kategorisierung durch Drop-down-Menüs vereinfachen.
    • Vorlagen schützen – sowohl die Definitionen als auch die Werte, die den Einträgen zugewiesen sind –, um Manipulation zu verhindern.
  • Leistungsfähige Workflow-Funktion

    Leistungsfähige Workflow-Funktion

    • Einfache oder komplexe Workflow-Routing-Regeln auf grafischen Oberflächen entwerfen und dabei aus einer breiten Palette von Workflow-Aktionen wählen.
    • Integrität der vom Workflow weitergeleiten Dokumente sichern, da diese nie das Archiv verlassen.
    • Feldwerte oder Kommentare zuweisen und den gesicherten Zugriff auf Archivdokumente aus einem Workflow ändern.
    • Suchkriterien für die Lokalisierung eines Archivdokuments angeben, das durch einen Workflow verarbeitet werden soll.
    • Routing zu Gruppen, Aufgaben- und Benachrichtigungseskalation, serielles oder paralleles Routing und bedingte Schleifen spezifizieren.
    • Mit Windows Workflow Foundation-Aktivitäten die Workflow-Funktion auf alle Anwendungen der Geschäftssparte ausweiten.
    • Von der Laserfiche-Community bereitgestellte Workflow-Regeln und angepasste Aktionen nutzen, die aus der Code-Bibliothek heruntergeladen werden können.
  • Überragende Sicherheitsfunktionen

    Überragende Sicherheitsfunktionen

    • Zugriff direkt zu Windows-Gruppen zuweisen, indem Berechtigungen für Benutzer, Gruppen oder beide festgelegt werden.

    • Zugriffstiefe im Dateibaum festlegen – zum Beispiel auf einen allgemeinen Ordner, aber nicht auf seine Unterordner.

    • Archivinhalte ordner- oder volumeweise schützen und den Zugriff auf Metadaten oder Kommentare beschränken.

    • Zugriff auf Datensätze mit Sicherheitskennzeichen festlegen und beschränken.

    • Alle Interaktionen mit dem Dokumentenarchiv prüfen oder Ereignisse festlegen, die nach Gruppe oder Benutzer aufgezeichnet werden sollen.

    • Mit der umfassenden Audit Trail-Funktion die Benutzer dazu anhalten, Gründe für das Ausdrucken, Versenden per E-Mail und Exportieren von Dokumenten anzugeben, sowie das Einfügen von Wasserzeichen zur Authentifizierung von gedruckten Dokumenten durchsetzen.

    • Nach dem Zufallsprinzip Passwörter für neu erstellte Konten erzeugen oder Benutzerkonten nach einer bestimmten Anzahl von Fehlversuchen oder Inaktivitätsdauer sperren.

Über Laserfiche Solutions


• Seit 1987 entwickelt Laserfiche ausschliesslich Dokumenten Manangement Lösungen

• Über 32‘000 Organisationen und rund 4 Mio. User nutzen Laserfiche Dokumentenmanagement

• Laserfiche wird eingesetzt von Behörden, Fortune-1000-Unternehmen, Gesundheitsorganisationen und Finanzdienstleister, KMU’s und vielen mehr

• Laserfiche ist Branchen unabhängig

• Laserfiche vereinfacht das Management sämtlicher Dokumente und digitalisiert Papierarchive

• Workflows werden optimiert und automatisiert

• Laserfiche bietet den sicheren Austausch von Informationen zwischen Niederlassungen, Geschäftspartnern und Kunden


www.laserfiche.com