Seit über 20 Jahren hilft Laserfiche Unternehmen in der ganzen Welt, ihre Produktivität zu steigern, indem mühsame Arbeitsvorgänge optimiert werden und der Informationsaustausch effizienter gestaltet wird. Die modularen, flexiblen Werkzeuge des Laserfiche-Systems sind für die Zusammenarbeit konzipiert. Sie reduzieren Verwaltungsaufwand sowie Schulungskosten und beschleunigen die Akzeptanz durch die Benutzer mittels einer vertrauten Benutzeroberfläche und der Flexibilität, sich auf ihre Arbeitsweise einzustellen.
Die Laserfiche 8-Umgebung wurde mit dem strategischen Ziel entwickelt, unternehmensweit Prozesse zu optimieren, sie kann aber auch taktisch implementiert werden und angepasste, skalierbare Lösungen ermöglichen, die mit Pilotprogrammen, bei spezifischen Abteilungsanforderungen oder Budgetbeschränkungen funktionieren. Sie können klein anfangen, und wenn sie die Vorteile der Informationsintegration erkannt haben, können sie mittels desktop- oder web-basierter Lösungen ihre Infrastruktur für das Dokumentenmanagement problemlos auf mehrere Abteilungen oder Standorte ausweiten.
Profitieren sie von einer Dokumentenmanagementplattform der Unternehmensklasse, die ihre besonderen Anforderungen erfüllt. Laserfiche 8 ist die flexible und leistungsfähige Lösung, die ihr Unternehmen einen Schritt weiter bringt.
- Bestehende Ablagesysteme duplizieren, mit einer leicht erlernbaren hierarchischen Ablagestruktur aus verschachtelten Verzeichnissen.
- Ordner von einem Verzeichnis in ein anderes kopieren und so die Duplizierung von häufig genutzten Ablagestrukturen beschleunigen.
- Von der Page-on-Demand-Technologie profitieren, die gescannte Bilddateien als Single-Page-TIFF-Dateien speichert – wobei nur die tatsächlich angezeigten Seiten und nicht ganze Dokumente heruntergeladen werden, um Netzwerkressourcen zu schonen.
- Gezielt die Kontrolle über die Speicherorte von Bildern und anderen grossen Inhaltsdateien behalten.
- Speicherüberwachung und Archivpflege durch flexible, dynamische Volumes begrenzen, die auf der Grundlage von Grössenbeschränkungen, die sie vorgeben, automatisch erstellt werden.
- Benutzern die Wiederherstellung eigener versehentlich gelöschter Dokumente oder Ordner aus einem Recycle Bin ermöglichen, bevor diese planmässig permanent aus dem Speicher gelöscht werden.
- Schnell eine browser-basierte Thin-Client-Lösung im gesamten Unternehmen implementieren.
- Ohne kompliziertes Programmieren den Online-Zugriff auf das Dokumentenarchiv für Mitarbeiter, Kunden oder Auftraggeber aktivieren.
- Von verbesserten Anzeigefunktionen mit schnellerem Zoomen und verbesserten Schwenkwerkzeugen profitieren.
- Flüssigere und stärker automatisierte Suche durch voll integrierte Textextraktion aus allen Dokumenten in ihrem Archiv – wie zum Beispiel gescannte Dokumente, elektronische Dokumente, wie Adobe PDF- und Microsoft Office-Dokumente, und andere Binärdateien.
- Von vielfältigen leistungsfähigen Suchmethoden profitieren, wie zum Beispiel Volltext-, Metadaten-, Kommentar- oder Verzeichnis-/Dateibaumsuche.
- Mittels grober Kontextlinien genau die Information finden, die man sucht, ohne die Seiten eines einzelnen Dokuments durchsuchen oder mehrere Dokumente öffnen zu müssen.
- Schreibvarianten oder falsch eingelesenen OCR-Text mittels «Fuzzy-Logik»-Werkzeugen durchsuchen.
- Häufige Suchen speichern und laden.
- Aus der Suchergebnis-Anzeige Text, Seiten oder sogar ganze Dokumente kopieren.
- Archivsuchen mit einer Schaltfläche für Schnellsuche in der Symbolleiste beschleunigen.
- Mit Freihand-Stift-Kommentarwerkzeugen den Dokumenten Zeichnungen, handschriftliche Notizen oder Unterschriften hinzufügen.
- Vollfarbbilder zu Dokumenten mit Bildkommentaren hinzufügen.
- Durch Textfelder und Haftnotizen Text zu gescannten Bildern hinzufügen.
- Elektronische Dokumente durch Kommentaranhänge mit Informationen auf dem gescannten Bild verknüpfen.
- Persönliche Kennzeichen auf dem Server speichern, um Benutzern auch dann den Zugriff zu ermöglichen, wenn sie sich von einem anderen Client oder über das Internet anmelden.
- Mittels einer Haftnotizenübersicht frühere Überarbeitungen anzeigen, Uhrzeit und Datum früherer Änderungen verfolgen und frühere Bearbeiter überprüfen.
- Einzelne Kommentare als «geschützt» kennzeichnen und so deren Änderung oder Löschung durch eine andere Person als den Autor verhindern.
- Informationen durch vertrauliche Kommentare, die nur für Autor sichtbar sind, sichern.
- Bearbeitung durch Schwärzen und Verbergen, um geschützte Informationen vor unbefugten Betrachtern zu schützen, indem das Bild und der damit verbundene Text verschlüsselt werden.
- Elektronische Dokumente direkt aus Microsoft Office-Anwendungen mit einer Option zum Senden an Laserfiche ablegen.
- Aus Microsoft Office-Anwendungen Dokumente im Laserfiche-Archiv speichern und öffnen.
- Das Laserfiche-Archiv mit dem Windows Explorer durchsuchen und Dateien genau wie auf dem Desktop speichern oder öffnen.
- E-Mails aus Microsoft Outlook direkt an das Laserfiche-Archiv senden.
- Automatisch Metadaten für importierte Microsoft Outlook-E-Mails erfassen.
- Elektronische Dokumente direkt aus Microsoft- und anderen Drittanbieteranwendungen mit dem Snapshot 8-Plug-in als TIFF-Bilder archivieren.
- Verknüpfungen zum Starten von Microsoft-Anwendungen direkt aus der Laserfiche Client-Benutzeroberfläche einfügen.
- Menge und Genauigkeit von formularverarbeitenden Vorgängen steigern.
- Durch Automatisierung und Zeitplanung sowohl gedruckte als auch digitale Dokumente ausserhalb der Spitzenzeiten scannen und importieren.
- Mittels optischer Markierungserkennung (OMR) die Signierung von Formularen sofort überprüfen.
- Integrität neu erfasster Informationen verbessern, indem diese mit Daten aus dem CRM und anderen Software-Anwendungen für augenblickliche Validierung und Datenaustausch abgeglichen werden.
- Dokumente schnell verarbeiten, indem automatisch Daten aus Strichcodes, Schecks und benutzerspezifischen Bereichen von Formularen und Dokumenten extrahiert werden.
- Text aus entsprechenden Feldern auf Rechnungen, Steuerformularen und Meldezetteln extrahieren.
- Mittels Formulardaten Dokumentnamen erstellen, Felder in Vorlagen belegen und bestimmen, wo Dokumente im Archiv abgelegt werden.
- Mehreren Vorlagen eine einzige Felddefinition zuweisen.
- Unabhängig von der Vorlage einem Dokument individuelle Felder speziell zuweisen.
- Neue Feldtypen verwenden – Binär-, Zeit- und Nummernfelder, die sowohl feste Ganzzahl- als auch Dezimalwerte unterstützen –, um die Informationen präziser zu indexieren.
- Mehrere Werte in einem einzigen Feld speichern und anhand von mehrwertigen Feldern jeden beliebigen Wert unabhängig suchen.
- Kategorisierung durch Drop-down-Menüs vereinfachen.
- Vorlagen schützen – sowohl die Definitionen als auch die Werte, die den Einträgen zugewiesen sind –, um Manipulation zu verhindern.
- Einfache oder komplexe Workflow-Routing-Regeln auf grafischen Oberflächen entwerfen und dabei aus einer breiten Palette von Workflow-Aktionen wählen.
- Integrität der vom Workflow weitergeleiten Dokumente sichern, da diese nie das Archiv verlassen.
- Feldwerte oder Kommentare zuweisen und den gesicherten Zugriff auf Archivdokumente aus einem Workflow ändern.
- Suchkriterien für die Lokalisierung eines Archivdokuments angeben, das durch einen Workflow verarbeitet werden soll.
- Routing zu Gruppen, Aufgaben- und Benachrichtigungseskalation, serielles oder paralleles Routing und bedingte Schleifen spezifizieren.
- Mit Windows Workflow Foundation-Aktivitäten die Workflow-Funktion auf alle Anwendungen der Geschäftssparte ausweiten.
- Von der Laserfiche-Community bereitgestellte Workflow-Regeln und angepasste Aktionen nutzen, die aus der Code-Bibliothek heruntergeladen werden können.
- Zugriff direkt zu Windows-Gruppen zuweisen, indem Berechtigungen für Benutzer, Gruppen oder beide festgelegt werden.
- Zugriffstiefe im Dateibaum festlegen – zum Beispiel auf einen allgemeinen Ordner, aber nicht auf seine Unterordner.
- Archivinhalte ordner- oder volumeweise schützen und den Zugriff auf Metadaten oder Kommentare beschränken.
- Zugriff auf Datensätze mit Sicherheitskennzeichen festlegen und beschränken.
- Alle Interaktionen mit dem Dokumentenarchiv prüfen oder Ereignisse festlegen, die nach Gruppe oder Benutzer aufgezeichnet werden sollen.
- Mit der umfassenden Audit Trail-Funktion die Benutzer dazu anhalten, Gründe für das Ausdrucken, Versenden per E-Mail und Exportieren von Dokumenten anzugeben, sowie das Einfügen von Wasserzeichen zur Authentifizierung von gedruckten Dokumenten durchsetzen.
- Nach dem Zufallsprinzip Passwörter für neu erstellte Konten erzeugen oder Benutzerkonten nach einer bestimmten Anzahl von Fehlversuchen oder Inaktivitätsdauer sperren.
Laserfiche schafft einfache und elegante Lösungen für das Dokumentenmanagement, mit denen Unternehmen intelligenter agieren können. Seit 1987 haben über 25.000 Organisationen – darunter Behörden, Fortune-1000-Unternehmen, Gesundheitsorganisationen und Finanzdienstleister – Software von Laserfiche verwendet, um die Prozesse für das Management von Dokumenten und Datensätzen sowie den Workflow zu optimieren. Durch die Digitalisierung von Papierarchiven versetzt Laserfiche die Benutzer in die Lage, benötigte Informationen schnell zu finden, effektiver zusammenzuarbeiten und alltägliche Aufgaben effizienter zu erledigen. Dank des sicheren Internetzugangs können Unternehmen Informationen mit ihren Niederlassungen, Geschäftspartnern und Kunden austauschen. Dabei gewährleisten benutzer- und rollenbasierte Sicherheitsoptionen die Konformität mit behördlichen und branchenspezifischen Normen, wie zum Beispiel dem Department of Defense (DoD) Standard 5015.2.
Jeder Medienbruch kostet Zeit und Geld – und ist unnötig
Document Management ist eine immer noch schlecht genutzte Chance, die Produktivität im Büro zu verbessern. Leistungsfähige Tools gibt es heute auch für KMU.
In einem Durchschnittsbüro wird jedes Dokument während seiner Existenz 19 Mal kopiert, die Angestellten verbringen 20 Prozent ihrer Arbeitszeit damit, in Akten nach Informationen zu suchen, wobei sie nur die Hälfte des Gesuchten finden, eines von 20 Dokumenten geht überhaupt verloren. Was renommierte Beratungsunternehmen wie PWC und IDC in den USA beobachtet haben, trifft zu einem grossen Teil auch bei Schweizer Unternehmen zu. Obwohl der PC in jedem Büro die Szene beherrscht, wird nach wie vor sehr viel Papier bearbeitet – mit allen Nachteilen, die dieser Informationsträger besitzt.
Ein Lieferant schickt eine Rechnung, sie kommt auf Papier, wie auch schon der Lieferschein vorher. Kopien von beidem werden an verschiedene Stellen verteilt, die mit der Bearbeitung des Vorgangs beschäftigt sind. Es müssen Visa eingeholt, Bestellungsdetails mit Rechnungspositionen verglichen, Zahlungen ausgelöst werden. Und am Ende kommen die Papiere in die Ablage, meistens gleich mehrfach. Wehe, die Unterlagen müssen später wieder gefunden werden! Je weiter das Datum zurückliegt, desto aufwendiger wird die Archivsuche.
Paradoxerweise hat die Einführung der IT die Zeit und Geld raubenden Medienbrüche im Büro bis jetzt kaum beseitigt. Papierdokumente werden gescannt, kopiert, transportiert, Daten manuell in elektronische Formulare übertragen, diese wiederum ausgedruckt und als Papier weiterverarbeitet, am PC erstellte Tabellen und Rapporte werden zu Kontroll- und Dokumentationszwecken auf Papier ausgegeben.
Was bisher vor allem in Grosskonzernen mit Spezialsoftware möglich war, ist allerdings heute auch für Unternehmen im Format eines KMU durchaus erschwinglich, die Systemeinführung und die Schulung des Personals lassen sich in kurzer Zeit realisieren. Document Management bedeutet, dass einmal erfasste Dokumente auf einfache Weise vielfach genutzt werden können. Sie stehen jederzeit und sofort zur Verfügung, der Workflow erfordert keinen physischen Transport mehr, Kontrolle, Bearbeitung, Weitergabe von Informationen geschehen auf dem dafür schnellsten und einfachsten Weg – von PC zu PC. Wer dazu berechtigt ist, kann die Daten verändern, Unterschriften beifügen, Prioritäten festlegen. Viele Routineabläufe lassen sich mit einem Document Management System sogar automatisieren.
Es gibt Branchen wie Versicherungen, Anwaltskanzleien oder Verwaltungen, in denen sehr grosse Datenbestände über lange Zeit archiviert werden müssen. Dabei geht es um Texte ebenso wie um Zeichnungen, Pläne, Fotos oder Statistiken in verschiedensten Formaten. Ein cleveres System speichert Dokumente unterschiedlichster Art, sodass bei der Suche nicht bekannt sein muss, in welchem Format ein Aktenstück abgelegt wurde. Auch der Mailverkehr, der nach neuen Vorschriften zum Teil archiviert werden muss, kann jederzeit wieder rechtsgültig rekonstruiert werden. Eine wesentliche Erleichterung für den Betrieb ist zudem, dass elektronische Archive durch das Erstellen von Sicherheitskopien ohne grossen Aufwand vor Datenverlusten geschützt werden können.
In vielen Unternehmen besteht heute noch eine gewisse Scheu gegenüber einem rein elektronischen Dokumentenfluss. Man möchte die Daten schwarz auf weiss in der Hand halten können. Die Sicherheit, die dahinter vermutet wird, ist äusserst trügerisch. Immer wieder gibt es Akten, die fehlgeleitet oder falsch archiviert wurden, Akten, die bei einem Bearbeiter liegen blieben, Daten, die in einem PC eingeschlossen und nicht greifbar sind. Pannen dieser Art müssen mit grossem Zeitaufwand behoben werden. Oft hilft nur noch das reflexartige Kopieren eines alten Dokuments – und schon ist die Menge der Papiere wieder gewachsen.
Über das sogenannt papierlose Büro ist viel diskutiert worden. Zweifellos eignet sich nicht jedes Unternehmen und nicht jeder Geschäftsfall für einen Workflow, der komplett auf den Datenträger Papier verzichtet. Doch da heute praktisch sämtliche Dokumente am Bildschirm erstellt werden, ist es nur logisch, dass auch die weitere Bearbeitung bis hin zur Archivierung elektronisch erfolgt. Traditionelle Papierakten bieten kaum Vorteile und wenn, dann braucht es sie nur noch in ausgewählten Fällen.
Eine Voraussetzung muss allerdings erfüllt sein, wenn das elektronische Dokumentenmanagement erfolgreich sein soll: Der Workflow und die Strukturierung der Metadaten müssen genau definiert sein und diszipliniert eingehalten werden. Wobei diese Bedingungen eigentlich gar nicht neu sind, auch im klassischen Modell der Aktenproduktion wirken sich Fehler in diesem Bereich verhängnisvoll aus. Die Einführung eines Document Management Systems ist jedoch eine ausgezeichnete Gelegenheit, interne Abläufe und Usanzen einer kritischen Überprüfung zu unterziehen.
