Ausgangslage

Die Geschäftstätigkeiten der Gruppe umfassen unter anderem den Handel mit Filmrechten und Lizenzierung, Verwaltungs- und Beratungsdienstleistungen für Filmfachleute, die Koordination bei der Filmproduktion und Inkassodienstleistungen für Nutzungserlöse.

 

Mit ihren Niederlassungen in Zürich, London und Budapest bedient die Pueblo Group eine vielfältige und internationale Kundschaft. Die Teams in diesen drei Städten arbeiten eng zusammen, sodass ein problemloser Zugriff auf den primären Dateiserver (in der Zürcher Niederlassung) für das Tagesgeschäft in London und Budapest erforderlich ist.

 

Bislang erfolgte der Dateiaustausch zwischen mehreren Standorten anhand einer Standard-VPN-Verbindung oder einfach durch das Hin- und Herschicken von Arbeitsdokumenten per E-Mail. Abgesehen von den offensichtlichen Ineffizienzen des Versendens Dutzender interner E-Mails täglich waren beide Strategien sehr anfällig für Irrtümer. Mit der Zeit und mit jedem zusätzlichen Mitarbeiter, der an den zentral gespeicherten Dokumenten arbeitete, wurden die Festlegung der Namens¬konventionen sowie die Struktur der elektronischen Ablage allmählich unterwandert – ein zunehmend unorganisierter Dateiserver war die Folge.

 

Lösung

Die Laserfiche Document Management Software Suite erwies sich als die ideale Lösung für unser Problem. Die Mitarbeiter der Niederlassung können ihre Dokumente jetzt direkt in ihren persönlichen Ordner in Laserfiche scannen (oder elektronisch importieren). Dann verwenden sie die angepassten Metadatenfelder (vordefinierte Drop-down-Menüs, Zahlen- und Freitextfelder), um das Dokument nach Typ (Vertrag, Rechnung, Brief usw.) und Inhalt (Überschrift, Betreff, Datum, Anzahl, Einzelheiten usw.) zu indizieren. Wenn diese Informationen eingegeben sind, legt das Modul Laserfiche Workflow das Dokument automatisch ab und benennt es entsprechend den Indizierungswerten um.

 

Darüber hinaus stellt das Modul Laserfiche Web Access ein zuverlässiges Mittel für den Dateiaustausch zwischen Niederlassungsstandorten und für Mitarbeiter bereit, die von zu Hause oder aus dem Ausland arbeiten. Dokumente können zum Bearbeiten ausgecheckt und heruntergeladen und nach Abschluss der Bearbeitung wieder eingecheckt und hochgeladen werden.

 

Vorteile und Nutzen

Selbst ohne Verwendung der Suchfunktion ist das Abrufen von Dokumenten mit dem neu strukturierten Laserfiche-Archiv viel einfacher geworden. Die Ablagestruktur wird automatisch erzeugt und gemäss vordefinierten Kriterien, zu denen auch die Namenskonvention gehört, gepflegt. Elektronische Dokumente werden nun nicht mehr nach Belieben des Benutzers abgelegt und benannt, sondern nach objektiven Kriterien, die sich überwiegend aus dem Inhalt ableiten. Wenn ein Benutzer ein Dokument nicht korrekt ablegt, wird es von Laserfiche Workflow zuverlässig an seinen korrekten Speicherort umgeleitet und, wenn nötig, umbenannt.

 

Laserfiche Web Access hat die alte VPN-Konfiguration überflüssig gemacht und die tägliche Arbeit unserer Mitarbeiter, die nicht am Hauptsitz tätig sind, erheblich erleichtert. In den meisten Fällen waren die Londoner und die Budapester Mitarbeiter mit den Ablage¬konventionen der Zürcher Niederlassung weniger vertraut, was zu einiger Unsicherheit und Unordnung führte. Mit Web Access können sie nun die gewünschten Dokumente im gesamten Archiv suchen, und darüber hinaus müssen sie sich nicht mehr um die korrekten Ablage- und Namenskonventionen kümmern.

 

Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Web Access mit den meisten wichtigen (und sogar mobilen) Webbrowsern kompatibel ist, sodass das Modul praktisch plattformunabhängig ist. In unserem Fall ist das ausserordentlich praktisch für die Mitarbeiter, die mit Apple MacBooks, iPhones und iPads arbeiten und reisen.

Produkte, Lösungen und Services

Server

• • LaserficheAvante
• • Laserfiche Import Agent
• • Laserfiche Web Access

Branche
Internationale unabhängige Filmbranche

Land
Schweiz, Grossbritannien und Ungarn

 

Unternehmensgrösse

Jetix European Properties S.à.r.l. Luxembourg, Zurich Branch ist eine Niederlassung des Jetix-Hauptsitzes in Luxemburg. Die Jetix Group war in der Vergangenheit bereits mehrheitlich von der Walt Disney Company kontrolliert worden; heute hält die Walt Disney Company 100 Prozent der Anteile an dem Unternehmen.

 

Ausgangslage

Jetix war die grösste gesamteuropäische Gesellschaft zur Verwertung von TV-Kanälen für Kindersendungen und hatte Niederlassungen in den meisten wichtigen europäischen Ländern. Die Zürcher Niederlassung war für alle Buchhaltungsangelegenheiten zuständig. In der Folge der vollständigen Übernahme von Jetix durch Disney wurden sämtliche Verwertungs¬aktivitäten von Letzterer übernommen, was zu einer drastischen Reduzierung der Aktivitäten in der Zürcher Niederlassung führte.

 

2008, als die Niederlassung noch in vollem Umfang aktiv war, wurden jeden Tag grosse Mengen von Dokumenten verschiedener Art (Buchhaltungstabellen, Rechtsverträge, Korrespondenz) erzeugt. Um den Arbeitsablauf zu optimieren und die Effizienz zu steigern, wurde eine Lösung zum elektronischen Dokumentenmanagement zunehmend als erforderlich erachtet. Der Plan sah vor, dass alle europäischen Niederlassungen Online-Zugriff auf die Dokumente haben sollten, die in Zürich erstellt und gespeichert wurden.

 

Lösung

Nach einer Reihe von Beratungen mit der igeeks GmbH wurde eine Komplettlösung mit Laserfiche konzipiert.

 

Mit einem Hochgeschwindigkeitsscanner wurden die Dokumente von den Mitarbeitern in der Niederlassung direkt in Laserfiche gescannt. Bei standardisierten Dokumenten mit festen Layouts (Rechnungen, Bankauszügen usw.) erfolgte die Indizierung vollautomatisch mit Laserfiche Quick Fields. Laserfiche erkannte automatisch die spezifischen Layouts von Standarddokumenten. Diese Daten wurden dann extrahiert, um die Metadatenfelder für die einzelnen Dokumente in Laserfiche automatisch zu belegen. Bei nicht standardmässigen Dokumenten (wie etwa Briefen und anderen Dokumenten ohne festes Layout) nahmen die Mitarbeiter die Indizierung direkt von ihren Desktoprechnern aus vor, wobei sie vordefinierte Kriterien sowie Freitextfelder verwendeten. Sobald die Indizierung abgeschlossen war, wurden die Dokumente mithilfe des leistungsfähigen Moduls Laserfiche Workflow korrekt abgelegt und benannt.

 

Neben der Optimierung der Prozesse in der Niederlassung beauftragten wir igeeks auch mit der Digitalisierung des grössten Teils unserer Papierarchive mittels Laserfiche.

 

Vorteile und Verwendungen

Die Laserfiche-Lösung hat den Benutzern geholfen, zügiger zu arbeiten, statt jeden Tag Stunden damit zu verbringen, Papierdokumente hervorzuholen und wieder abzulegen. Vor der Implementierung von Laserfiche wurden für das Sortieren und Verschicken von Rechnungen rund zwei Tage pro Woche benötigt – mithilfe von Laserfiche geschah das nun innerhalb von Stunden.

 

Die digitalisierten Archive waren im Fall von Jetix ebenfalls ein wesentlicher Vorteil. Abgesehen davon, dass die Benutzer jetzt von der Niederlassung aus direkten Zugriff auf alle archivierten Dokumente haben, hat die igeeks GmbH ausserdem das physische Volumen des archivierten Materials um rund 30 Prozent reduziert, indem Papierdokumente gescannt und nach einem chronologischen Nummerncode neu abgelegt wurden. Dennoch können die originalen Dokumente nach wie vor jederzeit problemlos wieder hervorgeholt werden.

Alles in allem war Laserfiche die ideale Lösung für die papierbasierten Organisationsprobleme.

 

Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Web Access mit den meisten wichtigen (und sogar mobilen) Webbrowsern kompatibel ist, sodass das Modul praktisch plattformunabhängig ist. In unserem Fall ist das ausserordentlich praktisch für die Mitarbeiter, die mit Apple MacBooks, iPhones und iPads arbeiten und reisen.

Produkte, Lösungen und Services

Server

• • LaserficheAvante
• • Laserfiche Import Agent
• • Laserfiche Quick Fields und Agent
• • Laserfiche Web Access
• • Laserfiche Audit Trail

Branche
Lizenzierung von Fernsehrechten und Buchhaltung

Land
EU, Schweiz

 

Unternehmensgrösse

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