Pueblo Film AG

Pueblo Film AG

Ursula Köppel

CEO

Im Laufe der Jahre ist die Struktur der elektronischen Ablage in unserem Unternehmen immer unstrukturierter und unorganisierter geworden. Darüber hinaus war der Zugriff auf die zentral auf unserem Dateiserver in Zürich gespeicherten Dokumente für unsere Teammitglieder in unseren Londoner und Budapester Niederlassungen kompliziert und äusserst fehleranfällig. Mit Laserfiche hat die igeeks GmbH unser elektronisches Ablagesystem komplett neu aufgebaut und voll automatisiert und den Dokumentenaustausch zwischen den drei Niederlassungen wesentlich vereinfacht. Wir sind mit der Arbeit der igeeks GmbH sehr zufrieden und schätzen die freundliche und verlässliche Zusammenarbeit in den Bereichen Software-Support und -Wartung.

Die Pueblo Film Group besteht aus drei separaten Gesellschaften und ist in der internationalen unabhängigen Filmbranche tätig.

Ausgangslage

Die Geschäftstätigkeiten der Gruppe umfassen unter anderem den Handel mit Filmrechten und Lizenzierung, Verwaltungs- und Beratungsdienstleistungen für Filmfachleute, die Koordination bei der Filmproduktion und Inkassodienstleistungen für Nutzungserlöse.

Mit ihren Niederlassungen in Zürich, London und Budapest bedient die Pueblo Group eine vielfältige und internationale Kundschaft. Die Teams in diesen drei Städten arbeiten eng zusammen, sodass ein problemloser Zugriff auf den primären Dateiserver (in der Zürcher Niederlassung) für das Tagesgeschäft in London und Budapest erforderlich ist.

Bislang erfolgte der Dateiaustausch zwischen mehreren Standorten anhand einer Standard-VPN-Verbindung oder einfach durch das Hin- und Herschicken von Arbeitsdokumenten per E-Mail. Abgesehen von den offensichtlichen Ineffizienzen des Versendens Dutzender interner E-Mails täglich waren beide Strategien sehr anfällig für Irrtümer. Mit der Zeit und mit jedem zusätzlichen Mitarbeiter, der an den zentral gespeicherten Dokumenten arbeitete, wurden die Festlegung der Namens¬konventionen sowie die Struktur der elektronischen Ablage allmählich unterwandert – ein zunehmend unorganisierter Dateiserver war die Folge.

Lösung

Die Laserfiche Document Management Software Suite erwies sich als die ideale Lösung für unser Problem. Die Mitarbeiter der Niederlassung können ihre Dokumente jetzt direkt in ihren persönlichen Ordner in Laserfiche scannen (oder elektronisch importieren). Dann verwenden sie die angepassten Metadatenfelder (vordefinierte Drop-down-Menüs, Zahlen- und Freitextfelder), um das Dokument nach Typ (Vertrag, Rechnung, Brief usw.) und Inhalt (Überschrift, Betreff, Datum, Anzahl, Einzelheiten usw.) zu indizieren. Wenn diese Informationen eingegeben sind, legt das Modul Laserfiche Workflow das Dokument automatisch ab und benennt es entsprechend den Indizierungswerten um.

Darüber hinaus stellt das Modul Laserfiche Web Access ein zuverlässiges Mittel für den Dateiaustausch zwischen Niederlassungsstandorten und für Mitarbeiter bereit, die von zu Hause oder aus dem Ausland arbeiten. Dokumente können zum Bearbeiten ausgecheckt und heruntergeladen und nach Abschluss der Bearbeitung wieder eingecheckt und hochgeladen werden.

Vorteile und Nutzen

Selbst ohne Verwendung der Suchfunktion ist das Abrufen von Dokumenten mit dem neu strukturierten Laserfiche-Archiv viel einfacher geworden. Die Ablagestruktur wird automatisch erzeugt und gemäss vordefinierten Kriterien, zu denen auch die Namenskonvention gehört, gepflegt. Elektronische Dokumente werden nun nicht mehr nach Belieben des Benutzers abgelegt und benannt, sondern nach objektiven Kriterien, die sich überwiegend aus dem Inhalt ableiten. Wenn ein Benutzer ein Dokument nicht korrekt ablegt, wird es von Laserfiche Workflow zuverlässig an seinen korrekten Speicherort umgeleitet und, wenn nötig, umbenannt.

Laserfiche Web Access hat die alte VPN-Konfiguration überflüssig gemacht und die tägliche Arbeit unserer Mitarbeiter, die nicht am Hauptsitz tätig sind, erheblich erleichtert. In den meisten Fällen waren die Londoner und die Budapester Mitarbeiter mit den Ablage¬konventionen der Zürcher Niederlassung weniger vertraut, was zu einiger Unsicherheit und Unordnung führte. Mit Web Access können sie nun die gewünschten Dokumente im gesamten Archiv suchen, und darüber hinaus müssen sie sich nicht mehr um die korrekten Ablage- und Namenskonventionen kümmern.

Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Web Access mit den meisten wichtigen (und sogar mobilen) Webbrowsern kompatibel ist, sodass das Modul praktisch plattformunabhängig ist. In unserem Fall ist das ausserordentlich praktisch für die Mitarbeiter, die mit Apple MacBooks, iPhones und iPads arbeiten und reisen.


Über Pueblo AG

Branche
Internationale unabhängige Filmbranche

Land
Schweiz, Grossbritannien und Ungarn

Unternehmensgrösse
Anzahl Mitarbeitende: 12
Anzahl Standorte: 3
Anzahl Benutzer: 8