IT-Outsourcing für Firmen

Risiken auslagern: weshalb das Outsourcing von IT-Aufgaben für KMU Sinn macht

IT-Geschäftsprozesse und -Anwendungen werden immer vielseitiger und komplexer. Vielen KMU fehlen die Kapazitäten, um die benötigte IT intern zu betreiben. Das Outsourcing von Aufgaben ist in solchen Fällen eine effektive Lösung, die zahlreiche Vorteile bietet.

Immer mehr Unternehmen setzen in Sachen IT auf externe Unterstützung. Einerseits weil sie intern nicht über das nötige Know-how verfügen, andererseits aber auch, um im Geschäftsalltag mehr Raum für das Kerngeschäft zu haben. Zudem lassen sich Abläufe durch Outsourcing optimieren und eine Auslagerung hat in der Regel Kostenvorteile. So ist beispielsweise die Nutzung einer von einem externen Service Provider in einem Datencenter bereitgestellten Anwendung im Abo in den meisten Fällen billiger, als der interne Betrieb und der damit verbundene Wartungsaufwand.

Die Möglichkeiten im Bereich IT-Outsourcing sind vielfältig. Nicht nur für einzelne Software-Anwendungen, auch für gesamte IT-Installationen und Betriebssysteme inklusive Support und Wartung oder für die Datenspeicherung in der Cloud gibt es spezialisierte Drittanbieter. Wesentlich ist bei einer Auslagerung von IT-Managementprozessen jedoch immer, dass der Outsourcing-Partner das nötige Verständnis für die Geschäftsabläufe in einem Unternehmen besitzt.

Qualitätssteigerung bei höhere Flexibilität

Nebst dem Kostenaspekt sind Qualität und Effizienz weitere, wichtige Argumente für das Outsourcing von IT-Businessprozessen und -Services. Denn Spezialisten arbeiten meist effizienter und sind besser verfügbar, als sich eigene Mitarbeitende nebenher noch um den IT-Support kümmern. Das Tempo, mit der allfällige Betriebsprobleme behoben werden, ist dadurch höher – was wiederum Produktivität im Arbeitsalltag steigert. Denn Mitarbeitende sind dann am effektivsten, wenn sie dort eingesetzt werden, wo es gemäss ihren Kompetenzen am meisten Sinn macht.

Ein Vorteil ausgelagerter Dienste und Prozesse liegt auch in der Flexibilität: externe Anbieter können rasch auf sich verändernde Bedürfnisse von Unternehmen reagieren und beispielsweise den Umfang von bezogenen Services reduzieren oder ausbauen. Darüber hinaus reduziert sich das eigene Geschäftsrisiko, weil der Outsourcing-Partner die Verantwortung trägt, sollte es beispielsweise zu Ausfällen kommen.

igeeks: massgeschneiderte Outsourcing-Lösungen für KMU

Als Outsourcing-Partner unterstützen wir Sie bei der Rationalisierung Ihrer betrieblichen Abläufe. Wir übernehmen geschäftskritische Aufgaben für Sie und helfen Ihnen dadurch, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Dabei ist es unser Ziel, Ihnen massgeschneiderte Lösungen zu bieten. Damit uns dies gelingt definieren wir zunächst gemeinsam mit Ihnen den IT-Service-Katalog, der Ihren Bedürfnissen entspricht. Bevor wir uns anschliessend an die Umsetzung machen, halten wir Umfang und Kosten von jedem bezogenen Service in einem Service Level Agreement (SLA) verbindlich fest.

  • Kostenreduzierung: Dienstleister oft andere Größenvorteile nutzen können
  • Risikominimierung: Junge Unternehmen sind von wirtschaftlichen Schwankungen stärker betroffen. Durch das Outsourcing können sie mit ihrer Belegschaft flexibler agieren.
  • Zeitgewinn: Bis man sich in einen neuen Bereich eingelesen hat, kann viel Zeit vergehen. Mit dem Outsourcing umgeht man dies.
  • Höhere Qualität: Dienstleister, die sich auf einen Bereich spezialisiert haben, liefern in der Regel eine höhere Qualität als Unternehmen, die versuchen es selbst hinzubekommen.
  • Freie Ressourcen: Durch das Auslagern von Aufgaben kann das Unternehmen seine Ressourcen auf die Hauptaufgaben legen, um das Geschäft weiter zu entwickeln.

Nachteile

  • Abhängigkeit: Durch das Auslagern entstehen Abhängigkeiten vom Dienstleister. Man muss sich darauf verlassen, dass dieser seine Aufgaben fristgerecht und in guter Qualität erledigt.
  • Vertragsbindung: Durch das Abschließen von Verträgen mit Dienstleistern, ist man eine gewisse Zeit an diese gebunden. So kann man nicht spontan den Anbieter wechseln.
  • Datenschutz: Wer Aufgaben an Dienstleister abgibt, gibt auch einen Teil seines Datenschutzes mit ab. Man muss sich darauf verlassen, dass die Dienstleister sorgsam mit diesen Daten umgehen.
  • Aufwendige Kommunikation: Die Kommunikationswege sind mit externen Anbietern deutlich länger, als intern. Das kann zu Zeitverzögerungen führen.
  • Mitarbeiter werden nicht gefördert: Wer nur Aufgaben abgibt und keine Mitarbeiter mit diesen konfrontiert, riskiert gleichzeitig, dass diese sich nicht weiterentwickeln. Wenn diese aber genau das wollen, riskiert man, dass sie das Unternehmen wechseln.

Je nach Unternehmensgröße und Branche ist die Auslagerung von IT-Technologie und entsprechendem Know-how eine häufig genutzte Möglichkeit des Outsourcings. Nicht nur kleine oder mittlere Betriebe, sondern beispielsweise auch Banken nutzen IT-Dienstleistungen häufig auf Basis von outgesourcten Dienstleistern. Die Aufgabenbereiche sind vielfältig. So können inzwischen nicht nur Dienstleistungen wie IT-Installationen und Wartungen, sondern auch das Speichern von Daten via Cloudcomputing ausgelagert werden. Einige Beispiele:

  • Installation und Wartung der betriebsinternen IT-Infrastruktur
  • Wartung und Pflege der Betriebssysteme und Softwareprodukte
  • Programmierung spezieller betriebsinterner Anwendungen
  • Die Speicherung der Daten auf einem zentralen Server / in einer Cloud

Auch Aufgaben, die zum Kundenservice und der Buchhaltung gehören, können mittels IT-Technologien extern abgewickelt werden, z. B. die oft sehr IT-lastige Lohnbuchhaltung oder die Einrichtung und Betreuung von Social-Media-Kanälen zur Verbesserung der Customer Experience. Selbst die Erstellung einer professionellen Firmenwebseite kann dazu gehören.

Hier gilt: Auf bestimmte IT-Leistungen spezialisierte Firmen können Unternehmen häufig bessere Ergebnisse liefern, als eigene betriebsinterne Abteilungen. Da Wartungsaufgaben nicht täglich erledigt werden müssen, können Rahmenverträge mit entsprechenden Dienstleistern kosteneffektiver sein als entsprechend geschulte Mitarbeiter einzustellen.