Dokumenten-Management

Laserfiche - DMS Software

Verbannen sie den Papierkram aus ihrem Unternehmen. Reduzieren Sie die Zeit, die Ihre Mitarbeitenden mit lästigem Papierkram verbringen: Mit dem Dokumentenmanagementsystem «Laserfiche» archivieren, strukturieren und finden Sie Dokumente in Rekordzeit. Steigern Sie Ihre Effizienz und vermeiden Sie Fehler, in dem Sie täglich wiederkehrende Aufgaben mit Laserfiche Workflow automatisieren.

Erfassen

Scannen sie sämtliche Dokumente über eine intuitive Benutzeroberfläche direkt in das Laserfiche Ablagesystem. Erstellen sie archivierungsfähige TIFF-Images von elektronischen Dokumenten, ohne diese immer wieder drucken und scannen zu müssen.

Flexibler Speicher, auf ihr Unternehmen zugeschnitten

Bestehende Ablagesysteme duplizieren, mit einer leicht erlernbaren hierarchischen Ablagestruktur aus verschachtelten Verzeichnissen.

Ordner von einem Verzeichnis in ein anderes kopieren und so die Duplizierung von häufig genutzten Ablagestrukturen beschleunigen.

Von der Page-on-Demand-Technologie profitieren, die gescannte Bilddateien als Single-Page-TIFF-Dateien speichert – wobei nur die tatsächlich angezeigten Seiten und nicht ganze Dokumente heruntergeladen werden, um Netzwerkressourcen zu schonen.

Gezielt die Kontrolle über die Speicherorte von Bildern und anderen grossen Inhaltsdateien behalten.

Speicherüberwachung und Archivpflege durch flexible, dynamische Volumes begrenzen, die auf der Grundlage von Grössenbeschränkungen, die sie vorgeben, automatisch erstellt werden.

Benutzern die Wiederherstellung eigener versehentlich gelöschter Dokumente oder Ordner aus einem Recycle Bin ermöglichen, bevor diese planmässig permanent aus dem Speicher gelöscht werden.

Hochgradig skalierbare browser-basierte Lösungen für Zugriff und Verteilung

Schnell eine browser-basierte Thin-Client-Lösung im gesamten Unternehmen implementieren.

Ohne kompliziertes Programmieren den Online-Zugriff auf das Dokumentenarchiv für Mitarbeiter, Kunden oder Auftraggeber aktivieren.

Von verbesserten Anzeigefunktionen mit schnellerem Zoomen und verbesserten Schwenkwerkzeugen profitieren.

Umfassende Suchfunktion

Flüssigere und stärker automatisierte Suche durch voll integrierte Textextraktion aus allen Dokumenten in ihrem Archiv – wie zum Beispiel gescannte Dokumente, elektronische Dokumente, wie Adobe PDF- und Microsoft Office-Dokumente, und andere Binärdateien.

Von vielfältigen leistungsfähigen Suchmethoden profitieren, wie zum Beispiel Volltext-, Metadaten-, Kommentar- oder Verzeichnis-/Dateibaumsuche.

Mittels grober Kontextlinien genau die Information finden, die man sucht, ohne die Seiten eines einzelnen Dokuments durchsuchen oder mehrere Dokumente öffnen zu müssen.

Schreibvarianten oder falsch eingelesenen OCR-Text mittels «Fuzzy-Logik»-Werkzeugen durchsuchen.

Häufige Suchen speichern und laden.

Aus der Suchergebnis-Anzeige Text, Seiten oder sogar ganze Dokumente kopieren.

Archivsuchen mit einer Schaltfläche für Schnellsuche in der Symbolleiste beschleunigen.

Verbesserte Kommentarfunktionen

Mit Freihand-Stift-Kommentarwerkzeugen den Dokumenten Zeichnungen, handschriftliche Notizen oder Unterschriften hinzufügen.

Vollfarbbilder zu Dokumenten mit Bildkommentaren hinzufügen.

Durch Textfelder und Haftnotizen Text zu gescannten Bildern hinzufügen.

Elektronische Dokumente durch Kommentaranhänge mit Informationen auf dem gescannten Bild verknüpfen.

Persönliche Kennzeichen auf dem Server speichern, um Benutzern auch dann den Zugriff zu ermöglichen, wenn sie sich von einem anderen Client oder über das Internet anmelden.

Mittels einer Haftnotizenübersicht frühere Überarbeitungen anzeigen, Uhrzeit und Datum früherer Änderungen verfolgen und frühere Bearbeiter überprüfen.

Einzelne Kommentare als «geschützt» kennzeichnen und so deren Änderung oder Löschung durch eine andere Person als den Autor verhindern.

Informationen durch vertrauliche Kommentare, die nur für Autor sichtbar sind, sichern.

Bearbeitung durch Schwärzen und Verbergen, um geschützte Informationen vor unbefugten Betrachtern zu schützen, indem das Bild und der damit verbundene Text verschlüsselt werden.

Enge Integration mit Microsoft Office-Anwendungen

Elektronische Dokumente direkt aus Microsoft Office-Anwendungen mit einer Option zum Senden an Laserfiche ablegen.

Aus Microsoft Office-Anwendungen Dokumente im Laserfiche-Archiv speichern und öffnen.

Das Laserfiche-Archiv mit dem Windows Explorer durchsuchen und Dateien genau wie auf dem Desktop speichern oder öffnen.

E-Mails aus Microsoft Outlook direkt an das Laserfiche-Archiv senden.

Automatisch Metadaten für importierte Microsoft Outlook-E-Mails erfassen.

Elektronische Dokumente direkt aus Microsoft- und anderen Drittanbieteranwendungen mit dem Snapshot 8-Plug-in als TIFF-Bilder archivieren.

Verknüpfungen zum Starten von Microsoft-Anwendungen direkt aus der Laserfiche Client-Benutzeroberfläche einfügen.

Mit Quick Fields und dem Import-Assistenten automatisiert scannen und importieren

Menge und Genauigkeit von formularverarbeitenden Vorgängen steigern.

Durch Automatisierung und Zeitplanung sowohl gedruckte als auch digitale Dokumente ausserhalb der Spitzenzeiten scannen und importieren.

Mittels optischer Markierungserkennung (OMR) die Signierung von Formularen sofort überprüfen.

Integrität neu erfasster Informationen verbessern, indem diese mit Daten aus dem CRM und anderen Software-Anwendungen für augenblickliche Validierung und Datenaustausch abgeglichen werden.

Dokumente schnell verarbeiten, indem automatisch Daten aus Strichcodes, Schecks und benutzerspezifischen Bereichen von Formularen und Dokumenten extrahiert werden.

Text aus entsprechenden Feldern auf Rechnungen, Steuerformularen und Meldezetteln extrahieren.

Mittels Formulardaten Dokumentnamen erstellen, Felder in Vorlagen belegen und bestimmen, wo Dokumente im Archiv abgelegt werden.

Leicht zu verwaltende Metadaten

Mehreren Vorlagen eine einzige Felddefinition zuweisen.

Unabhängig von der Vorlage einem Dokument individuelle Felder speziell zuweisen.

Neue Feldtypen verwenden – Binär-, Zeit- und Nummernfelder, die sowohl feste Ganzzahl- als auch Dezimalwerte unterstützen –, um die Informationen präziser zu indexieren.

Mehrere Werte in einem einzigen Feld speichern und anhand von mehrwertigen Feldern jeden beliebigen Wert unabhängig suchen.

Kategorisierung durch Drop-down-Menüs vereinfachen.

Vorlagen schützen – sowohl die Definitionen als auch die Werte, die den Einträgen zugewiesen sind –, um Manipulation zu verhindern.

Leistungsfähige Workflow-Funktion

Einfache oder komplexe Workflow-Routing-Regeln auf grafischen Oberflächen entwerfen und dabei aus einer breiten Palette von Workflow-Aktionen wählen.

Integrität der vom Workflow weitergeleiten Dokumente sichern, da diese nie das Archiv verlassen.

Feldwerte oder Kommentare zuweisen und den gesicherten Zugriff auf Archivdokumente aus einem Workflow ändern.

Suchkriterien für die Lokalisierung eines Archivdokuments angeben, das durch einen Workflow verarbeitet werden soll.

Routing zu Gruppen, Aufgaben- und Benachrichtigungseskalation, serielles oder paralleles Routing und bedingte Schleifen spezifizieren.

Mit Windows Workflow Foundation-Aktivitäten die Workflow-Funktion auf alle Anwendungen der Geschäftssparte ausweiten.

Von der Laserfiche-Community bereitgestellte Workflow-Regeln und angepasste Aktionen nutzen, die aus der Code-Bibliothek heruntergeladen werden können.

Überragende Sicherheitsfunktionen

Zugriff direkt zu Windows-Gruppen zuweisen, indem Berechtigungen für Benutzer, Gruppen oder beide festgelegt werden.

Zugriffstiefe im Dateibaum festlegen – zum Beispiel auf einen allgemeinen Ordner, aber nicht auf seine Unterordner.

Archivinhalte ordner- oder volumeweise schützen und den Zugriff auf Metadaten oder Kommentare beschränken.

Zugriff auf Datensätze mit Sicherheitskennzeichen festlegen und beschränken.

Alle Interaktionen mit dem Dokumentenarchiv prüfen oder Ereignisse festlegen, die nach Gruppe oder Benutzer aufgezeichnet werden sollen.

Mit der umfassenden Audit Trail-Funktion die Benutzer dazu anhalten, Gründe für das Ausdrucken, Versenden per E-Mail und Exportieren von Dokumenten anzugeben, sowie das Einfügen von Wasserzeichen zur Authentifizierung von gedruckten Dokumenten durchsetzen.

Nach dem Zufallsprinzip Passwörter für neu erstellte Konten erzeugen oder Benutzerkonten nach einer bestimmten Anzahl von Fehlversuchen oder Inaktivitätsdauer sperren.

Über Laserfiche Solutions

Seit 1987 entwickelt Laserfiche ausschliesslich Dokumenten Manangement Lösungen

Über 40‘000 Organisationen und rund 5 Mio. User nutzen Laserfiche Dokumentenmanagement

Laserfiche wird eingesetzt von Behörden, Fortune-1000-Unternehmen, Gesundheitsorganisationen und Finanzdienstleister, KMU’s und vielen mehr

Laserfiche ist Branchen unabhängig

Laserfiche vereinfacht das Management sämtlicher Dokumente und digitalisiert Papierarchive

Workflows werden optimiert und automatisiert

Laserfiche bietet den sicheren Austausch von Informationen zwischen Niederlassungen, Geschäftspartnern und Kunden


www.laserfiche.com